Как да ограничите редактирането за конкретни клетки в Google Таблици

Ако използвате Google Таблици за бизнес или за организация, заключването или защитата на активи по друг начин е от ключово значение. Случайни модификации или изтриване, злонамерени промени или общи пакости или грешки могат да доведат до загуба на работата ви и докато Google съхранява резервно копие от нея, все още е загубено време. Ако искате да ограничите редактирането за определени клетки или да защитите други аспекти на Google Таблици, този урок е за вас.

Как да ограничите редактирането за конкретни клетки в Google Таблици

Google Sheets е еквивалент на Excel и предоставя някои основни, но все още мощни инструменти за електронни таблици в облака. Използвам много Google Таблици и Документи. Въпреки че няма какво да се гледа, те съдържат всички основни инструменти, необходими за производителността. Те може да не са толкова задълбочени като Office или да могат да изпълняват толкова много функции, но освен ако не сте счетоводител или ръководител на проекти, така или иначе няма да използвате половината инструменти, които се предлагат с Office.

Има няколко начина да защитите работата си в Google Таблици. Ще ви покажа някои от тях.

Заключване на клетки в Google Таблици

За да ограничите редактирането за определени клетки в Google Таблици, ги заключвате. По този начин само вие или някой, когото добавите към одобрения списък, можете да промените тези клетки. Всички хора с разрешение да ги виждат и виждат, но не и да ги променят. Това е практичен начин да контролирате кой какво прави с вашите документи.

Има два основни начина да направите това. Можете да изберете клетки и да ги заключите или да изберете целия лист и да добавите изключения. Ще ви покажа първия метод тук и метода на изключение след минута.

  1. Отворете листа и изберете диапазона от клетки, които искате да заключите.

  2. Изберете Данни и Защитени листове и диапазони. Вдясно ще се появи лента с менюта.

  3. Дайте на ключалката смислено име и изберете Задаване на разрешения.

  4. Изберете Ограничи кой може да редактира този диапазон и го задайте на Само вие или добавете други от опцията Персонализиран.

  5. Изберете Готово, след като приключите.

Можете да добавяте други хора с техния адрес в Gmail или да избирате от списък в зависимост от начина, по който сте настроили Google Таблици. След като приключите, клетките, които сте посочили, ще бъдат заключени за всеки, освен за кого давате разрешение. Заключването е невидимо, докато някой не се опита да го промени, който не е в списъка.

Ако не искате да заключвате напълно клетките, вместо това можете да покажете предупредително съобщение. Това ви позволява да предупредите редактора, че клетката (ите), която предстои да редактират, са важни и да бъдете особено внимателни.

  1. Отворете листа и изберете диапазона от клетки, които искате да заключите.

  2. Изберете Данни и Защитени листове и диапазони. Вдясно ще се появи лента с менюта.

  3. Дайте име на ключалката и изберете Set Permissions.

  4. Изберете Показване на предупреждение при редактиране на този диапазон.

  5. Изберете Готово.

С тази настройка всеки, който ще редактира защитената клетка, ще види изскачащо предупреждение, което им казва „Внимание! Опитвате се да редактирате част от този лист, която не трябва да се променя случайно. Все пак да редактирате? ’Има и специфичен бутон OK, за да се уверите, че редакторът наистина иска да промени клетката. Това е полезно, за да напомните на тези, на които имате доверие, да редактират вашия лист, че тези конкретни клетки изискват допълнителни грижи.

Заключете целия Google лист

Ако заключването на клетките не е достатъчно, можете да заключите целия Google Sheet, за да го четете само за всички, но без одобрени потребители. Той следва процес, подобен на горния, но прави целия лист недосегаем, а не конкретни клетки. Ако представяте или споделяте своя лист и не искате да го бъркате, по този начин го защитавате.

  1. Отворете листа, който искате да заключите.

  2. Изберете Данни и Защитени листове и диапазони. Вдясно ще се появи лента с менюта.

  3. Изберете превключвателя Sheet вместо Range.

  4. Изберете конкретния лист, ако има повече от един.

  5. Изберете Задаване на разрешения и добавете потребители, които могат да редактират.

  6. Изберете Готово.

Можете да използвате същата схема като заключване на клетка по отношение на заключване или предупреждение. Той използва същата настройка, както по -горе, така че няма да ви отегчавам, като го повтаряте.

Добавяне на изключения от клетки към заключен лист

Споменах по -горе, че има втори начин за заключване на клетките и това е да заключите целия лист, но да добавите клетки като изключение. Ако имате голям лист и само една или няколко клетки за заключване, това може да е най -простият начин да го направите. Ето как:

  1. Следвайте горния процес, за да заключите целия Google Sheet, но спрете преди стъпка 6.

  2. Изберете Освен определени клетки под селектора на листа.

  3. Добавете клетките, които искате да останат редактируеми в полето отдолу. Продължете, докато всички клетки бъдат включени.

  4. Изберете Задаване на разрешения и продължете оттам.

Можете да добавите отделни диапазони, като изберете една група и след това изберете връзката Добавяне на друг диапазон отдолу. Можете да повторите колкото е възможно, за да защитите напълно своя лист.