Как да зададете автоматичен отговор при отсъствие в офиса в Outlook

Ако рутинно изпращате и получавате имейли, но планирате скоро да отидете на почивка, настройването на автоматизирани отговори ще ви спаси. Автоматичните отговори са текстово генерирани от машината текстове, които се активират, след като получите имейл, но са извън офиса, за да отговорят на него. По този начин изпращачът ще знае, че сте извън офиса за ваканция, и това спасява входящата ви поща от последващо бомбардиране по имейл.

Как да зададете автоматичен отговор при отсъствие в офиса в Outlook

Ако търсите лесен начин да настроите отговорите „извън офиса“ в Outlook, това ръководство е за вас. Статията по -долу обсъжда настройването на отговори „извън офиса“ в Outlook на различни платформи.

Как да настроите Out of Office в Outlook на компютър

Ако използвате уеб версията на Outlook на компютър за изпращане и получаване на имейли, настройването на отговор „извън офиса“ може бързо да се извърши в няколко стъпки. Всичко, което трябва да направите, е:

  1. Влезте в профила си в Outlook в браузъра си.

  2. Кликнете върху „Икона на зъбно колело“ в горния десен ъгъл.

  3. Кликнете върху „Преглед на всички настройки на Outlook“.

  4. Изберете раздела „Поща“.

  5. Включете опцията „Включени автоматични отговори“.

  6. Въведете вашето „извън офиса”Отговор в текстовото поле.

  7. Кликнете върху „Запазване“ и прозорецът ще се затвори.

На стъпка 5 под „Автоматичните отговори са включени“ ще намерите друга опция, наречена „Изпращане на отговори само през определен период от време“. Тази опция е идеална, ако искате да изпращате отговори „извън офиса“ само за ограничено време, като например началото и края на вашата ваканция.

Активирането на тази опция също ви спестява от допълнителната стъпка за връщане в Outlook, когато искате да изключите автоматичните отговори.

Как да настроите извън офиса в Outlook в приложението iPhone

Outlook има фантастична мобилна версия, налична в App Store. Ако управлявате имейлите си от удобството на вашия iPhone, настройването на отговорите „Извън офиса“ е доста лесно.

Ето стъпките, за да започнете:

  1. Стартирайте приложението „Outlook“ на вашия iPhone.

  2. Кликнете върху „Начало“.

  3. Щракнете върху иконата „Настройки“.

  4. Изберете вашия акаунт в Outlook.

  5. Докоснете опцията „Автоматични отговори“.

  6. Натиснете превключвателя „Автоматични отговори“, за да активирате отговорите „извън офиса“.

  7. Въведете „извън офиса”Отговор в текстовото поле под превключвателя„ Автоматични отговори ”.

След като се върнете в офиса си, просто се върнете в профила си в Outlook в приложението Outlook и следвайте същите стъпки до Стъпка 6. Докоснете превключвателя „Автоматични отговори“, за да изключите отговорите „извън офиса“.

Как да настроите Out of Office в Outlook на Android

Работата с приложението Android Outlook е чудесно преживяване, но включването на отговорите ви „извън офиса“ преди да заминете е още по -лесно. Преди да напуснете града, активирайте отговорите си „извън офиса“ със следните стъпки:

  1. Стартиране на приложението „Outlook“ на вашия Android.

  2. Изберете „Начало“ в горния ляв ъгъл; това са три хоризонтални линии.

  3. Въведете „Настройки“.

  4. Изберете акаунта, за да настроите отговорите „извън офиса“.

  5. Докоснете „Автоматични отговори“ под заглавието на акаунта, за да отворите нов прозорец.

  6. Въведете „извън офиса”Текст, който искате да използвате в полето под„ Отговор на всички с. “

  7. Изберете иконата „Провери“ в горния десен ъгъл на прозореца.

Сега няма да се притеснявате, че няма да държите клиентите си в течение.

Как да настроите Out of Office в Outlook на iPad

Използването на Outlook на iPad ви позволява да работите и управлявате имейлите си на едно и също устройство. Като бонус, ако планирате да си вземете отпуск от офиса си, няма нужда да правите специално пътуване до работа. Можете да настроите отговорите на Outlook „извън офиса“ директно от вашия iPad в няколко стъпки.

Ще трябва да започнете с:

  1. Стартирайте приложението „Outlook“ на вашия iPad.
  2. Докоснете иконата „Начало“, видима в горния ляв ъгъл.
  3. Изберете иконата „Настройки“.
  4. Докоснете акаунта си в Outlook.
  5. Изберете опцията „Автоматични отговори“.
  6. Изберете превключвателя „Автоматични отговори“, за да активирате отговорите „извън офиса“.
  7. Въведете вашето „извън офиса”Отговор в текстовото поле под превключвателя„ Автоматични отговори ”.

Вашият Outlook вече автоматично ще отговаря на имейли, получени на вашия iPad.

Акаунтите на Exchange работят малко по -различно от обикновените акаунти в Gmail и Yahoo. Ако имате акаунт в Exchange в Outlook, можете да активирате отговорите „извън офиса“ със следните стъпки:

  1. Стартирайте приложението „Настройки“ на вашия iPad.
  2. Изберете „Профили и пароли“.
  3. Изберете имейл акаунта, за да активирате отговорите извън офиса.
  4. Превъртете надолу и изберете „Автоматичен отговор“, като го включите „включено“.
  5. Изберете „Крайна дата“, за да посочите кога да спрете отговорите „извън офиса“.
  6. Въведете желаното от вас “извън офиса”Отговор в„ Съобщение за далеч ”.
  7. Изберете бутона „Запазване“.
  8. Излезте от приложението „Настройки“.

Акаунтът на Exchange във вашия Outlook ще изпраща отговори „извън офиса“, както всеки друг имейл акаунт.

Допълнителни често задавани въпроси

Как да го изключа, когато се върна в офиса?

Ако искате да изключите автоматичните отговори „извън офиса“ в Outlook, можете лесно да го направите, като следвате стъпките по -долу:

1. Влезте в профила си в Outlook в браузъра си.

2. Щракнете върху „Икона на зъбно колело“ в горния десен ъгъл.

3. Щракнете върху „Преглед на всички настройки на Outlook“.

4. Изберете раздела „Поща“.

5. Включете превключвателя „Автоматични отговори“.

Поддържа ли Outlook отговорите „Извън офиса“ за Gmail?

Outlook поддържа отговори „извън офиса“ за Gmail, както и за Yahoo. Настройването на отговори „извън офиса“ е сравнително лесно за Gmail и Yahoo акаунти в Outlook. Акаунтите в Microsoft Exchange работят по подобен начин, с малка разлика при настройването на отговори „извън офиса“.

Дръжте клиентите си в крак

Всеки заслужава почивка от време на време, но най -добре е да настроите отговорите „извън офиса“ във вашия акаунт в Outlook, преди да напуснете офиса. Това може да бъде спасител, тъй като дава възможност на клиентите да знаят, че не сте на разположение за незабавен отговор. Те също така могат да знаят кога да очакват отговор, ако сте предоставили такъв тип информация в отговора си „извън офиса“, което прави комуникацията много по -лесна, а животът много по -опростен.

Колко често извеждате отговори извън офиса във вашия Outlook? Изключвате ли ръчно автоматичните отговори? Кажете ни в секцията за коментари по -долу.